Kodėl jaučiamės paskendę informacijoje

Kiekvieną rytą atsiverčiate telefoną ir jau laukia 47 neperskaityti pranešimai, 12 el. laiškų, 5 naujienlaiškiai ir begalė socialinių tinklų pranešimų. Skamba pažįstamai? Gyvename laikais, kai informacijos srautas primena nevaldomą upę potvynio metu – nebeįmanoma atskirti, kas svarbu, o kas tiesiog triukšmas.

Vidutinis žmogus per dieną susiduria su daugiau nei 5000 reklamų ir pranešimų. Tai reiškia, kad mūsų smegenys nuolat dirba viršvalandžius, bandydamos atrinkti, kas verta dėmesio. Problema ta, kad dažniausiai mes šį procesą atliekame chaotiškai, be jokios sistemos. Rezultatas? Praleistos svarbios žinutės, praleidžiamos galimybės ir nuolatinis nerimo jausmas, kad kažko nepastebėjome.

Skaitmeninė erdvė sukurta taip, kad laikytų mus įkabintus. Algoritmai moka tiksliai, kaip pritraukti dėmesį – sensacingi antraštės, emociškai įkrautos žinutės, begaliniai turinio srautai. Bet štai kas įdomu: tai, kas patraukia dėmesį, dažnai nėra tai, kas tikrai svarbu jūsų gyvenimui ar verslui.

Triukšmo anatomija: kas iš tikrųjų vagia jūsų dėmesį

Pirmiausia turime suprasti, kas yra tas „triukšmas”. Tai ne tik akivaizdžiai nereikšmingas turinys – spam’as ar clickbait’ai. Triukšmas gali būti ir potencialiai naudinga informacija, kuri tiesiog nėra aktuali jums ir dabar.

Pavyzdžiui, straipsnis apie naujausias rinkodaros tendencijas gali būti puikus, bet jei šiuo metu jūsų prioritetas – sutvarkyti įmonės finansus, ši informacija tampa triukšmu. Ji ne bloga, tiesiog ne laiku ir ne vietoje.

Štai pagrindiniai triukšmo šaltiniai, kurie kasdien bombarduoja mus:

• Socialinių tinklų srautai – begaliniai, algoritmais kurtuoti, skirti maksimaliai užimti jūsų laiką
• Naujienlaiškiai, į kuriuos užsiprenumeravote kadaise ir pamiršote
• Naujienos 24/7 – nuolatinis naujienų ciklas, kuriame ta pati informacija persikramtoma šimtą kartų
• Darbo pranešimai – ne visi skubūs, bet visi atrodo svarbūs
• FOMO turinys – „10 dalykų, kuriuos privalai žinoti” tipo medžiaga

Problema ta, kad mūsų smegenys neskiria, kas yra tikrai svarbu, o kas tik taip atrodo. Kiekvienas pranešimas sukelia tą patį dėmesio atsaką, todėl greitai išsisemiate.

Informacijos prioritetų piramidė

Norite efektyviai valdyti informacijos srautą? Pradėkite nuo savo prioritetų piramidės sukūrimo. Tai ne raketų mokslas, bet reikia šiek tiek sąmoningumo.

Viršuje piramidės turėtų būti informacija, kuri tiesiogiai veikia jūsų tikslus artimiausiu metu. Jei šį ketvirtį jūsų tikslas – padidinti pardavimus 20%, tai informacija apie klientų elgesį, konkurentų kainas ir pardavimo strategijas yra viršuje. Viskas kita – žemiau.

Antroje pakopoje – informacija, kuri palaiko jūsų kasdienę veiklą. Tai gali būti komandos komunikacija, projekto atnaujinimai, svarbūs pramonės įvykiai. Svarbu, bet ne kritiškai svarbu.

Trečioje pakopoje – ilgalaikio planavimo informacija. Tendencijos, strateginiai straipsniai, profesinio tobulėjimo medžiaga. Naudinga, bet gali palaukti.

O visa kita? Tai greičiausiai triukšmas. Ir štai čia prasideda magiška dalis – kai suprantate šią hierarchiją, galite pradėti kurti sistemas, kurios automatiškai filtruoja informaciją pagal šiuos lygius.

Praktinės sistemos informacijos valdymui

Gerai, teorija aiški, bet kaip tai pritaikyti praktiškai? Štai keletas sistemų, kurios veikia realybėje.

El. pašto valdymo sistema:

Sukurkite tris pagrindines el. pašto kategorijas: „Dabar”, „Šiandien” ir „Kada nors”. Naudokite filtrus ir žymes automatiškai rūšiuoti laiškus. Pavyzdžiui, visi laiškai nuo jūsų tiesioginio vadovo ar svarbiausių klientų automatiškai patenka į „Dabar” kategoriją. Naujienlaiškiai – į „Kada nors”. Komandos atnaujinimai – į „Šiandien”.

Patarimas: nustatykite konkretų laiką el. paštui tikrinti. Ne kas 5 minutes, o, pavyzdžiui, 9:00, 13:00 ir 16:00. Tarp šių laikų – el. paštas uždarytas. Jei kas nors tikrai skubu, žmonės suras kitą būdą jus pasiekti.

Naujienų kuratorystės sistema:

Vietoj to, kad skaitytumėte dešimtis naujienų portalų, naudokite RSS skaitytuvus arba kuratorystės įrankius kaip Feedly ar Flipboard. Pasirinkite 5-7 tikrai kokybiškus šaltinius savo srityje ir sekite tik juos. Taip, galite praleisti kai kurias naujienas, bet žinokite ką? Tikrai svarbios naujienos vis tiek jus pasieks.

Socialinių tinklų ribojimo sistema:

Čia reikia griežtumo. Ištrinkite socialinių tinklų programėles iš telefono arba bent jau išjunkite visus pranešimus. Nustatykite konkretų laiką socialiniams tinklams – pavyzdžiui, 15 minučių per pietų pertrauką ir 15 minučių vakare. Naudokite laikmačius. Skamba drastiškai? Pabandykite savaitę – rezultatai jus nustebins.

Technologijos, kurios padeda, o ne trukdo

Ironija ta, kad nors technologijos sukūrė informacijos perpildymo problemą, jos taip pat gali padėti ją išspręsti. Bet tik jei naudojate jas protingai.

Pranešimų valdymo įrankiai: Naudokite tokias programėles kaip „Freedom” ar „Forest”, kurios blokuoja atitraukiančias svetaines ir programėles nustatytam laikui. Arba „Rescue Time”, kuri rodo, kur iš tikrųjų praleidžiate laiką internete – rezultatai dažnai būna šokiruojantys.

Informacijos agregatoriai: Įrankiai kaip Pocket ar Instapaper leidžia išsaugoti įdomų turinį vėlesniam skaitymui. Bet štai trikis – nustatykite konkretų laiką šiam turiniui peržiūrėti, pavyzdžiui, sekmadienio rytą su kava. Jei to nepadarysite, tiesiog sukursite kitą informacijos kaupimo vietą.

Automatizavimo įrankiai: Zapier ar IFTTT gali automatizuoti daug informacijos valdymo procesų. Pavyzdžiui, automatiškai išsaugoti visus svarbius el. laiškus į Evernote, arba siųsti savaitės santrauką iš pasirinktų šaltinių.

Bet atsiminkite – įrankiai yra tik įrankiai. Jie neišspręs problemos, jei neturite aiškios strategijos.

Kritinio mąstymo įgūdžiai skaitmeninėje erdvėje

Viena iš svarbiausių kompetencijų XXI amžiuje yra gebėjimas greitai įvertinti informacijos kokybę ir patikimumą. Tai tarsi skaitmeninis imunitetas – apsaugo nuo informacinio „šlamšto”.

Kai susiduriate su nauja informacija, užduokite sau šiuos klausimus:

Kas yra šaltinis? Ar tai pripažintas ekspertas, patikima organizacija, ar kažkas, kas tiesiog turi nuomonę? Internete visi gali atrodyti kaip ekspertai, bet ne visi jais yra.

Koks tikslas? Ar šis turinys skirtas informuoti, mokyti, ar tiesiog parduoti? Daugelis „naudingo turinio” iš tikrųjų yra užmaskuota reklama. Tai nebūtinai blogai, bet turite tai žinoti.

Ar tai patvirtinama? Ar galite rasti šią informaciją iš kitų šaltinių? Jei kažkas atrodo per gerai, kad būtų tiesa, greičiausiai taip ir yra.

Ar tai aktualu DABAR? Net jei informacija teisinga ir naudinga, ar ji aktuali jūsų dabartiniams tikslams? Jei ne – išsaugokite vėlesniam laikui arba tiesiog praleiskite.

Išsiugdykite įprotį skirti 5 sekundes šiam vertinimui prieš įsitraukdami į bet kokį turinį. Šios 5 sekundės sutaupys valandas per savaitę.

Kaip sukurti savo informacijos dietą

Panašiai kaip rūpinamės savo mityba, turėtume rūpintis ir „informacine dieta”. Ne visa informacija yra sukurta vienodai – kai kas maitina jūsų protą, o kai kas tiesiog užpildo jį tuščiomis kalorijomis.

Pradėkite nuo informacinio audito. Savaitę stebėkite, kur praleidžiate laiką skaitydami, žiūrėdami, klausydami. Užsirašykite viską. Po savaitės peržiūrėkite – kiek iš to turinio tikrai pridėjo vertės? Kiek buvo tiesiog laiko švaistymas?

Tada sukurkite savo informacijos meniu:

„Pusryčiai” – ryto rutina su 2-3 patikimiausiais naujienų šaltiniais ir el. pašto peržiūra (30 min)

„Pietūs” – profesinio turinio skaitymas, pramonės naujienos (20 min)

„Vakarienė” – gilesnis turinys, straipsniai, podcastai, knygos (45 min)

„Užkandžiai” – socialiniai tinklai, lengvas turinys (2×15 min)

Svarbiausia – laikykitės porcijų. Taip kaip nevalgytumėte tris valandas iš eilės, taip ir nenaršykite tris valandas be pertraukos.

Kai informacijos srautas tampa jūsų konkurenciniu pranašumu

Štai ko dauguma žmonių nesupranta: efektyvus informacijos valdymas nėra tik apie tai, kaip išvengti perpildymo. Tai apie tai, kaip paversti informaciją savo stipriąja puse.

Kai turite aiškią sistemą, kas vyksta? Pirmiausia, priimate geresnius sprendimus. Nes jūsų protas nėra užkimštas šiukšlėmis, galite aiškiau mąstyti apie tai, kas tikrai svarbu. Matote modelius, kuriuos kiti praleidžia. Pastebite galimybes anksčiau.

Antra, tampate patikimesni. Kai neskęstate informacijoje, neatsakote į el. laiškus po trijų dienų. Neatrodo, kad visada esate užsiėmę ir chaotiški. Žmonės pradeda jus vertinti kaip organizuotą ir efektyvų profesionalą.

Trečia, turite daugiau proto erdvės kūrybai. Kai nuolat vartote informaciją, jūsų smegenys dirba reaktyviame režime. Bet kai sukuriate erdvę, galite mąstyti strategiškai, kūrybiškai, inovatyviai.

Ketvirtai, esate žingsnį priekyje. Kol kiti skęsta triukšme, jūs matote signalus. Kol kiti reaguoja į vakarykščias naujienas, jūs jau planuojate rytojų.

Tai nėra tik apie produktyvumą – tai apie konkurencinį pranašumą. Informacijos amžiuje, kas geriausiai valdo informaciją, laimi. Ne tas, kas turi daugiausiai informacijos, o tas, kas turi tinkamą informaciją tinkamu laiku ir žino, ką su ja daryti.

Pradėkite šiandien. Pasirinkite vieną sistemą iš šio straipsnio ir įgyvendinkite ją. Po savaitės pridėkite kitą. Per mėnesį jūsų santykis su informacija bus visiškai kitoks. O po trijų mėnesių negalėsite patikėti, kaip anksčiau gyvenote chaose.

Informacijos srautas niekur nedings – jis tik didės. Bet jūs galite nuspręsti, ar būsite jo auka, ar šeimininku. Pasirinkimas jūsų.